Sổ tay nhân viên

Hướng dẫn nhân viên nhận hàng tại cửa hàng và bảo trì cửa hàng

Để đảm bảo hoạt động trơn tru và duy trì trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp, nhân viên được yêu cầu tuân theo các hướng dẫn sau:

  1. Xử lý đơn hàng nhận tại cửa hàng

    • Mỗi đơn hàng nhận hàng phải được nhập vào hệ thống trang web.
    • Lấy email của khách hàng và tạo đơn hàng trên trang web của công ty chúng tôi. Đảm bảo khách hàng nhận được email xác nhận.
    • Kiểm tra lại tất cả các đơn hàng để đảm bảo tính chính xác trước khi hoàn tất giao dịch.

  2. Sắp xếp lại kệ hàng

    • Nếu hết hàng trên kệ trưng bày, hãy gom các sản phẩm lại để lấp đầy khoảng trống.
    • Đừng để một số kệ trống trong khi những kệ khác thì đầy. Một diện mạo gọn gàng và đầy đủ hàng hóa là điều cần thiết để tạo nên trải nghiệm tốt cho khách hàng.

  3. Trưng bày hàng hóa

    • Kệ hàng phải luôn được sắp xếp gọn gàng và đẹp mắt.
    • Đẩy sản phẩm lên phía trước kệ để dễ nhìn hơn.
    • Đối với các mặt hàng số lượng lớn hoặc bán buôn, hãy in nhãn hiển thị mức giá thấp nhất hiện có. Bạn có thể tìm thấy các nhãn này trong Google Drive của công ty.

  4. Sự cố mất kết nối Internet

    • Nếu cửa hàng gặp sự cố mất kết nối internet, đừng xử lý đơn hàng trên giấy.
    • Sử dụng điện thoại di động để tạo điểm phát sóng và kết nối với hệ thống Clover để xử lý thanh toán.
    • Nếu điểm phát sóng không khả dụng:
      • Sử dụng ứng dụng Shopify trên điện thoại để tạo lệnh nháp và xử lý thanh toán tại đó.
      • Ngoài ra, bạn có thể tạo và hoàn tất đơn hàng trên trang web của công ty tại samnailsupply.com .
    • Nếu internet vẫn ngừng hoạt động, người quản lý phải liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ internet để giải quyết vấn đề

  6. Sổ tay bảo trì không gian thu ngân

    Mục đích

    Đảm bảo không gian thu ngân sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm mua sắm và thúc đẩy hiệu quả hoạt động.

    Danh sách kiểm tra bảo trì hàng ngày

    Trước khi cửa hàng mở cửa

    1. Thiết lập máy trạm
      • Đảm bảo máy tính tiền, máy in hóa đơn và đầu đọc thẻ đều hoạt động.
      • Chuẩn bị lại cuộn hóa đơn, túi mua sắm và các vật dụng khác.
      • Lau sạch mọi bề mặt, bao gồm quầy, ngăn kéo đựng tiền và thiết bị bằng khăn lau khử trùng.
      • Xác minh rằng hệ thống POS đã được cập nhật và hoạt động bình thường.
    2. Kiểm tra hàng tồn kho
      • Xác nhận rằng các vật dụng thường dùng như bút, sổ tay và băng dính đã được chuẩn bị đầy đủ.
      • Sắp xếp đồ đạc vào các ngăn kéo hoặc hộp lưu trữ được chỉ định để dễ lấy.

    Trong giờ mở cửa

    1. Duy trì sự sạch sẽ

      • Thường xuyên lau sạch quầy bếp và những bề mặt thường xuyên chạm vào.
      • Giữ cho khu vực này sạch sẽ, không có đồ đạc lộn xộn không cần thiết, kể cả đồ dùng cá nhân.
      • Xử lý ngay khi có chất lỏng đổ ra và rác thải.

    2. Tổ chức vật liệu

      • Sắp xếp gọn gàng những vật dụng thường dùng trên quầy.
      • Cất giữ đồ dùng cá nhân ở khu vực dành riêng cho nhân viên, không phải ở quầy thu ngân.

    3. Khu vực tương tác với khách hàng

      • Đảm bảo máy quẹt thẻ tín dụng và màn hình hiển thị cho khách hàng sạch sẽ và hoạt động tốt.
      • Đặt các tài liệu quảng cáo (nếu có) một cách có trật tự.

    Đóng cửa cuối ngày

    1. Vệ sinh và khử trùng

      • Lau sạch toàn bộ khu vực thu ngân, bao gồm quầy, thiết bị POS và các điểm tiếp xúc với khách hàng.
      • Đổ hết rác và thay túi đựng rác.
      • Quét và lau sàn xung quanh khu vực thu ngân.

    2. Đang bổ sung hàng

      • Nạp lại cuộn hóa đơn, túi và các vật dụng thiết yếu khác.
      • Kiểm tra ngăn kéo đựng tiền và sắp xếp tiền giấy, tiền xu cho ngày hôm sau.

    3. Bảo vệ không gian

      • Khóa tiền mặt, séc và các vật dụng có giá trị cao theo chính sách của cửa hàng.
      • Tắt và bảo mật hệ thống POS.

    Nhiệm vụ bảo trì hàng tuần

    1. Làm sạch sâu

      • Sử dụng chất tẩy rửa được phê duyệt để vệ sinh và khử trùng kỹ lưỡng khu vực, bao gồm cả bên dưới và phía sau thiết bị.

    2. Kiểm tra thiết bị

      • Kiểm tra tất cả các thiết bị POS xem có bị hao mòn không.
      • Báo cáo bất kỳ vấn đề hoặc trục trặc nào cho người quản lý.

    3. Tổ chức lại nguồn cung cấp

      • Kiểm tra nguồn cung ứng và bổ sung hàng tồn kho khi cần thiết.
      • Vứt bỏ những tài liệu hoặc vật phẩm quảng cáo đã lỗi thời.

    Hướng dẫn quan trọng

    • Đồ dùng cá nhân: Tránh để đồ dùng cá nhân ở quầy thu ngân trong ca làm việc.
    • Thức ăn và đồ uống: Không được phép mang thức ăn hoặc đồ uống vào khu vực thu ngân để tránh đổ đồ.
    • Tuân thủ đồng phục: Đảm bảo vẻ ngoài gọn gàng để duy trì tính chuyên nghiệp.
    • Quy trình khẩn cấp: Làm quen với các giao thức khẩn cấp khi thiết bị bị hỏng hoặc bị trộm.


    Trách nhiệm và nhiệm vụ của Quản lý cửa hàng

    1. Lãnh đạo và Quản lý nhóm

    • Giám sát và chỉ đạo nhân viên cửa hàng, đảm bảo họ thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.

    • Cung cấp đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ cho tất cả nhân viên.

    • Giải quyết mối quan tâm của nhân viên và duy trì môi trường làm việc tích cực.

    • Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên và cung cấp phản hồi khi cần thiết.

    • Đảm bảo tất cả nhân viên tuân thủ chính sách và quy trình của cửa hàng.

    2. Bán hàng và dịch vụ khách hàng

    • Duy trì dịch vụ khách hàng tuyệt vời và giải quyết khiếu nại của khách hàng một cách chuyên nghiệp.

    • Đào tạo nhân viên về kỹ thuật thu hút khách hàng và bán thêm sản phẩm phù hợp.

    • Đảm bảo cửa hàng đạt được mục tiêu bán hàng và thực hiện hành động khắc phục nếu cần.

    • Theo dõi phản hồi của khách hàng và thực hiện cải tiến để nâng cao trải nghiệm mua sắm.

    3. Quản lý hàng tồn kho và kho hàng

    • Giám sát mức tồn kho và đảm bảo tất cả sản phẩm đều được dự trữ đầy đủ.

    • Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên để tránh tình trạng thiếu hàng và tồn kho quá mức.

    • Đảm bảo tất cả sản phẩm đều được dán nhãn chính xác và có giá chính xác.

    • Tổ chức bổ sung hàng tồn kho và đảm bảo sắp xếp lại kịp thời các mặt hàng còn ít.

    4. Xử lý tiền mặt và quản lý tài chính

    • Đảm bảo xử lý tiền mặt chính xác bằng cách theo dõi tất cả các giao dịch.

    • Đối chiếu doanh số bán hàng hàng ngày và xác minh tiền mặt, thẻ tín dụng và các khoản thanh toán khác.

    • Cả người quản lý và thủ quỹ đều phải ký vào báo cáo cuối ca để xác nhận số tiền là chính xác.

    • Nếu có bất kỳ khoản tiền thiếu hoặc thừa nào trong máy tính tiền, hãy báo cáo ngay cho chủ sở hữu—không có ngoại lệ.

    • Gửi tiền thu nhập hàng ngày theo yêu cầu và lưu giữ hồ sơ tài chính.

    5. Vận hành và bảo trì cửa hàng

    • Đảm bảo cửa hàng luôn sạch sẽ, ngăn nắp và gọn gàng.

    • Giám sát quy trình mở và đóng cửa hàng hàng ngày.

    • Đảm bảo tất cả các thiết bị, hệ thống POS và tiện ích đều hoạt động bình thường.

    • Thực hiện các biện pháp an toàn và giao thức bảo mật cửa hàng.

    6. Báo cáo và Truyền thông

    • Cung cấp báo cáo bán hàng và hàng tồn kho thường xuyên cho chủ sở hữu.

    • Truyền đạt thông tin cập nhật, chương trình khuyến mãi và chính sách mới của công ty tới nhân viên.

    • Báo cáo ngay lập tức mọi vấn đề của cửa hàng, bao gồm trộm cắp, hư hỏng hoặc gián đoạn hoạt động.

    7. Tuân thủ và thực thi chính sách

    • Đảm bảo cửa hàng tuân thủ mọi quy định của địa phương, tiểu bang và công ty.

    • Thực thi các chính sách của công ty liên quan đến dịch vụ khách hàng, hành vi của nhân viên và bảo trì cửa hàng.

    • Giải quyết mọi tranh chấp giữa nhân viên hoặc khách hàng một cách chuyên nghiệp và chuyển các vấn đề nghiêm trọng lên cấp trên khi cần thiết.

  7. Công ty cung cấp dụng cụ làm móng Sam
    Ngày có hiệu lực: [Chèn ngày]

    Để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và tính giải trình, tất cả người quản lý và thủ quỹ phải đối chiếu và xác nhận hồ sơ tài chính của ca làm việc vào cuối mỗi ca.

    1. Đối chiếu cuối ca

    • Người quản lý và thủ quỹ phải xác minh tiền mặt, thẻ tín dụng, thẻ quà tặng và mọi khoản thanh toán khác với hệ thống POS.

    • Tổng số tiền phải khớp với hồ sơ hệ thống trước khi kết thúc ca làm việc.

    • Bất kỳ khoản tiền thừa hoặc thiếu nào đều phải được ghi lại và giải thích.

    2. Báo cáo sự khác biệt

    • Mọi sự sai lệch (thừa hoặc thiếu) phải được báo cáo ngay cho chủ sở hữu—không có ngoại lệ.

    • Phải nộp báo cáo bằng văn bản nêu chi tiết vấn đề.

    3. Yêu cầu ký tên

    • Cả thủ quỹ và quản lý đều phải ký vào báo cáo ca đóng cửa để xác nhận số tiền đã được đếm và chính xác.

    • Việc không có được cả hai chữ ký sẽ bị coi là vi phạm chính sách.

    4. Trách nhiệm giải trình và hậu quả

    • Người quản lý và nhân viên chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và minh bạch trong việc xử lý tiền.

    • Không báo cáo hoặc cố gắng làm sai lệch hồ sơ sẽ dẫn đến hành động kỷ luật, bao gồm cả việc chấm dứt hợp đồng.

    Ngày có hiệu lực: 11/01/2024